Il Workshop System è una sequenza di sessioni decisionali, non un calendario di riunioni. Ogni workshop ha una domanda, input minimi, partecipanti, attività, output, evidenze e criteri di chiusura. La mappatura end-to-end collega [WS00 - Executive Orientation] fino a [WS07 - Executive Gate Review] con fasi, checklist e deliverable, evitando workshop isolati che producono slide ma non decisioni.
Prima della sessione il practitioner prepara fonti e casi reali; durante distingue processo dichiarato e processo osservato, fatti e assunzioni, consenso e decisione; dopo versiona gli output, assegna gap e richiede approvazioni. Se un input minimo manca, il workshop può produrre discovery, ma non deve essere dichiarato chiuso.
| ESEMPIO WS02 ricostruisce l’AS-IS con buyer e Process Owner; WS03 isola le decision unit; WS04 disegna il target. Fonderli in una sola sessione può essere possibile su un caso semplice, ma i tre output e i relativi criteri devono rimanere distinguibili. |
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Attivazione dei due screen
I workshop sono meccanismi operativi utilizzati dai servizi per eseguire attività del lifecycle. Non sostituiscono analisi documentale, profiling, test o produzione degli output. Lo stesso workshop [WS07 - Executive Gate Review] viene eseguito in due momenti: prima del pilot per [G03 - Authorize Pilot] e dopo il pilot per [G05 - Scale / Revise / Retire], usando la stessa struttura di decisione senza creare due tipi distinti di workshop.
Standard di esecuzione di ogni workshop
| Momento | Istruzione |
|---|---|
| Prima | Confermare obiettivo, prerequisiti, partecipanti, pre-work, evidenze, agenda, decisione e output da aggiornare. |
| Durante | Usare casi reali, separare fatti da ipotesi, registrare divergenze, owner, Evidence ID, decisioni e parking lot. |
| Chiusura | Rileggere decisioni, gap, azioni, gate alimentato, criteri di completamento e prossima transizione. |
| Dopo | Aggiornare deliverable, Evidence Register, Remediation Backlog e Decision Log; inviare il verbale entro il timebox concordato. |
Esempio di agenda per [WS02 - AS-IS Process Discovery]
1. Confermare trigger, confini, cliente/beneficiario e output del processo.
2. Ricostruire l’happy path con evidenze e sistemi realmente usati.
3. Aggiungere varianti, eccezioni, attese, code, rilavorazioni e workaround.
4. Marcare ruoli, handoff, informazioni, applicazioni e punti di controllo.
5. Raccogliere volumi, tempi, errori, backlog e campioni.
6. Evidenziare i punti in cui qualcuno sceglie tra alternative, senza ancora progettare l’AI.
7. Confermare gap, owner, evidenze mancanti e criteri per passare a [WS03 - Decision Walkthrough].
Comprendere — sintesi practitioner
La domanda di controllo è se l’engagement riesca davvero a condurre workshop che producano evidenze, output e decisioni, non soltanto consenso. Il practitioner esplicita oggetto, owner, evidenza e decisione; se uno di questi elementi resta implicito, la comprensione non è ancora sufficiente per alimentare il passaggio successivo.
I workshop producono decisioni ed evidenze, non soltanto allineamento; [WS02 - AS-IS Process Discovery] precede [WS03 - Decision Walkthrough].
Applicare — sequenza minima
Operativamente: preparare fonti e casi; facilitare il confronto sul lavoro reale; registrare gap, assunzioni e alternative; assegnare owner e scadenze; aggiornare gli artefatti collegati; chiudere la sessione con una decisione verificabile. L’obiettivo specifico è condurre workshop che producano evidenze, output e decisioni, non soltanto consenso.
Preparare input, domande, ruoli e output per [WS00–WS07 - workshop canonici]; chiudere ogni sessione con decisioni, gap, owner e prossimo gate.
Vedere in pratica — Buyer Assistant
Il caso mostra come condurre workshop che producano evidenze, output e decisioni, non soltanto consenso senza rendere obbligatorie le tecnologie adottate. Il practitioner deve trasferire il pattern — evidenza, responsabilità, limite e misura — e non copiare architettura o soluzione fuori contesto.
Buyer Assistant osserva un ciclo reale di riordino in [WS02 - AS-IS Process Discovery] prima di discutere come l’AI potrebbe supportarlo in [WS03 - Decision Walkthrough].
Verificare — definition of done
La sezione è chiusa quando il Decision Owner può ricostruire dalle evidenze se e a quali condizioni è stato possibile condurre workshop che producano evidenze, output e decisioni, non soltanto consenso; gap residui, N/A, condizioni e prossima review sono registrati, non affidati alla memoria dei partecipanti.
Agenda collegata a un deliverable.
Assunzioni non confermate entrano nel registro evidenze.
Decisioni e azioni sono chiuse entro 24 ore.